Más Expos Octubre-Noviembre 2008

Hoy en día la organización de eventos se basa mucho en las estadísticas de participación de años anteriores, en la mayoría de los casos la información de asistencia y participación no se encuentra bien estructurada, ó simplemente no está actualizada, lo que puede representar pérdidas al momento de realizar el envío de invitaciones, tanto por correo electrónico ó postal. Si bien se requiere de una fuerte inversión económica para el desarrollo o adquisición de aplicaciones computacionales, hoy en día se han creado tecnologías de uso libre que aunque también tienen costo son 50% más económicas, inclusive, existen algunas que son totalmente gratis. También es posible contratar servicios de arrendamiento de este tipo de tecnologías a un costo accesible, lo cual representa ahorro en la adquisición de infraestructura. Invertir en la compra, desarrollo o arrendamiento de sistemas de registro e inscripciones para congresos, convenciones y exposiciones puede representar un alto costo económico, pero al final del día, también representa una fuente fiable de información y estadística a nivel interno, mientras que en el nivel externo es una presentación hacia nuestros usuarios. Claro, todo depende del correcto desarrollo del mismo, pues al hacerlo de forma incorrecta nunca se podrán obtener los resultados esperados. Para comprar, desarrollar o contratar servicios de registro e inscripciones en línea se recomienda tomar en cuenta los siguiente puntos: 1. Contratación o implementación de infraestructura adecuada para comercio electrónico (dominio, servidor Web, tecnologías de programación y bases de datos y certificados de seguridad, respaldo de información) 2. Creación de cuenta bancaria que permita cobros por medio de depósito y terminal virtual (cobros en línea) 3. Planear las estrategias pre-registro, registro en sitio y postevento (flujo de información, formatos de captura, datos requeridos, formas de pago TC y/o DB, confirmaciones y cancelaciones, funcionalidad de la aplicación) 4. Establecer políticas y restricciones del sistema (tomar en cuenta las comisiones bancarias sobre todo para pagos con TC y re- cepción de depósitos en efectivo desde el extranjero, ya que esto puede crear confusiones e inclusive pérdidas económicas) 5. Contratación de proveedor de servicios o desarrollador de aplicaciones de comercio electrónico calificado y con experiencia en el ramo de por lo menos dos años 6. Tomar en cuenta que la implementación y desarrollo toma por lo menos cuatro meses dependiendo de las características y funcionalidad que se le quiera dar al sistema Y para la correcta implementación de un sistema de registro de inscripciones, estas son las principales características que se deben tomar en cuenta: 1. Personal calificado (administración, desarrollo e implementación) 2. Infraestructura a la medida de las necesidades del proyecto 3. Confiabilidad y eficacia 4. Multi moneda (por lo menos USD y MXN) 5. Multi evento 6. Autosuficiencia (configurable, portable) 7. Acceso restringido, público y para clientes 8. Generación de reportes y estadísticas 9. Exportable 10. Fácil de usar e implementar 11. Equipo de trabajo para administración y supervisión Los sistemas de registro e inscripciones para congresos, convenciones y exposiciones en la Web pueden llegar a tener alcances inimaginables, ya que pueden ser consultados y manipulados prácticamente desde cualquier parte del planeta con simplemente contar con una computadora, conexión a Internet y un navegador Web de última generación instalado. Todas estas recomendaciones, con el apoyo de la tecnología, harán que el registro in situ sea ágil, evitando largas filas y dando una excelente imagen en la organización. No hay que olvidar que el registro es la bienvenida, la primera fase en la operación de un evento, por lo tanto, la opinión que los asistentes tengan será fundamental durante el desarrollo. * (iNEGi) Conteo de Población y vivienda 2005. Actualizado al 8 de Enero del 2008 PoR FAvoR, ENvÍANoS TUS CoMENTARioS A: MASCoNvENCioNES@MASExPoS.CoM Octubre / Noviembre 35

Tabla de contenidos de la publicati�n de Más Expos Octubre-Noviembre 2008

Editorial - Ciclos Columnas - Meetings Education: Por Alejando Watson Notas - Lo más relevantedel Turismo de Reuniones en México Columnas - Másconvenciones: Por Roberto Ibarra/Luis Cázares Columnas - Máscongresos: Por Dr. Jorge Bistenib., CMP, CMM Columnas - Másincentivos - Por Araminta Castilla Columnas - Sobre la Mesa: Por Lili Anciola Columnas - Special Event: Presentado por Imagina Columnas - Rompiendo Paradigmas: Por Eduardo Yarto, CMP Columnas - Desde la OCC - Por Javier Quiroga Asociaciones Ciudades Caras - Claudio Dowdall - Director General de La Rural: Por Mai Hernández Art A - Un gran reto para México – XVII Conferencia Internacional del SIDA: Por Nadia Roldán Art B - Asociaciones Internacionales – El Motor de la IndustriaPor Mai Hernández Estrategias - Cómo seleccionar la exposición adecuada: Por José Navarro Inovatec - El mundo virtual dentro del Turismo de Reuniones: Por Jorge Morales Expos y Ferias - La Industria Ferretera y sus Eventos: Por Nadia Roldán Vitrina Empresarial - Hoteles Camino Real: Entrevista con Aldolfo Cedeño, Director Corporativo de Ventas Ventana al Sur - Lo más relevante de América Latina y el Caribe Ibérica - Una puerta a la industria en España y Portugal Internacional - Notas Calendario - Ferias y Exposiciones para el bimestre Octubre - Noviembre, en México y el extranjero.

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