Le Magazine du Trésorier - n°61 - 1er trimestre 2008 - (Page 30)

LA PAROLE AUX ANNONCEURS porté par le fournisseur de service. A titre d’exemple, parlons de l’exécution d’un virement par Internet où le client passe et valide lui-même son ordre sans que l’employé de banque n’intervienne. Sécurité : En utilisant de manière efficiente les nouvelles technologies, le « zéro papier » peut permettre de diminuer le risque d’erreur, car toutes les informations seraient interfacées via un logiciel OCR (reconnaissance optique de caractères). L’intervention manuelle sera réduite à sa plus simple expression. Les salariés encoderont de moins en moins. L’utilisation de broyeur de papier afin de préserver la confidentialité deviendrait obsolète. La traçabilité des documents permet de s’assurer que l’on travaille sur la dernière version du dossier et de connaître les personnes ayant eu accès au support. Stockage et archivage : Le « zéro papier » aiderait notamment à faciliter le classement de documents. Par exemple, des compagnies d’assurances ont recours à la dématérialisation des dossiers clients. Ceci permet ainsi à plusieurs utilisateurs de pouvoir consulter à distance le même document, même s’ils sont éloignés physiquement. Enfin, cette dématérialisation supprime totalement l’utilité d’un local dédié à l’archivage ou d’un contrat avec un prestataire. Protection de la planète : A grande échelle le « zéro papier » aurait un impact favorable pour l’environnement (préservation des forêts, lutte contre l’effet de serre). Dans un futur proche, il est probable que pour des raisons écologiques, diverses réglementations nationales et internationales voient le jour. Sur le modèle des bonus écologiques de l’automobile, il n’est pas impossible que la consommation de papier soit un facteur pénalisant. Il s’agirait donc d’anticiper et de s’adapter plus facilement à des futures réglementations. Valeur marketing : Il est indiscutable qu’aujourd’hui, les consommateurs attachent beaucoup d’importance à des concepts comme le développement durable, le commerce équitable et la protection de la planète… La possibilité de mettre en avant un effort écologique pourrait non seulement satisfaire la clientèle existante, mais aussi attirer de nouveaux partenaires. 4 / COMMENT LES ENTREPRISES UTILISENT LA GESTION ÉLECTRONIQUE DES DOCUMENTS ? Historiquement, les entreprises se sont particulièrement concentrées sur des aspects très spécifiques de traitement de document, tels que la numérisation, l’archivage, l’indexation et la recherche de documents image. Les fonctions circulation et traçabilité des documents ne sont apparues que très récemment. Aujourd’hui la gestion électronique de documents peut intégrer le cœur des processus métier. Beaucoup veulent donner plus de valeur à leur gestion documentaire en créant des portails. Certains vont jusqu’à développer une politique de knowledge management avec un accès central aux ressources intellectuelles: de la gestion de documents à la gestion de connaissance. On parle dorénavant d’ECM (Enterprise Content Management). Les investissements lourds des leaders de l’infrastructure (croissance interne et externe) nous montrent bien que la gestion des contenus d’entreprises devient un axe stratégique majeur. Le marché de l’ECM est estimé par le Gartner à trois milliards d’euros pour cette année et devrait croître de 12,9% par an jusqu’en 2011 (IT News, December 07). Cependant, il existe encore de nombreuses entreprises qui préfèrent conserver leurs archives officielles au format papier. Au Luxembourg, il existe un ambiguïté juridique concernant les méthodes de conservation des pièces à archiver. 5/ CONCLUSION De nos jours, la plupart des sociétés n’ont pas une idée très claire du concept, des possibilités du « zéro papier » ni des processus qu’un tel atout exige. Il n’est donc pas étonnant que beaucoup hésitent encore à se lancer en la matière. Toutefois, les gains engendrés et la capacité d’autofinancement de tels projets se matérialisent rapidement (coûts, accès à distance, rapidité, sécurité). Les champs d’applications sont multiples et la seule limite est la volonté de l’entreprise : jusqu’où étendre le « zéro papier » ? Il n’y a qu’à regarder autour de nous, dès que nous naviguons sur un site Internet, il nous est possible de souscrire très facilement au service proposé. Par contre pour formuler une réclamation ou se désengager, le fournisseur n’a pas encore songé à mettre en place un traitement automatique…ce qui nous oblige à utiliser les lettres recommandées avec accusé de réception (dont la prise d’effet est souvent tardive). Il n’est pas facile de concilier une automatisation en songeant davantage à une logique client plutôt qu’à une démarche de réduction des coûts. Cela nécessite des experts business familier avec la dématérialisation. Le Magazine du Trésorier - N° 61

Table des matières de la publication Le Magazine du Trésorier - n°61 - 1er trimestre 2008

SOMMAIRE
EDITORIAL
LA PAROLE À ... : PASCAL FINET FINANCE DIRECTOR ERNST & YOUNG
DOSSIER : Management of Weather Risks
Ethics in Treasury
MIF - Customer Classification
15 MINUTES AVEC...
LA PAROLE AUX ANNONCEURS
VIE DE L’ASSOCIATION
IGTA
BRÈVES

Le Magazine du Trésorier - n°61 - 1er trimestre 2008

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