NFPA Chapter Guide - (Page 21)

1. Designar a una persona para que sea responsable de todos los arreglos y que se asegure de que todos los involucrados no están delegando la tarea en alguien más. 2. Comunicar a los disertantes la invitación definitiva con tanta anterioridad a la fecha sugerida como sea posible. Incluir día, fecha, hora y lugar, tipo de charla, tema, duración y la cantidad posible de asistentes así como su posible formación técnica o nivel educativo. 3. Arreglar el tema de los gastos desde el principio y por escrito para evitar malentendidos. No deben existir dudas sobre los honorarios, si es que éstos existen. Si no están previstos honorarios, asegurarse que el disertante invitado lo sepa por anticipado. Muchos oradores, especialmente los de mayor excelencia, esperan algún tipo de remuneración. 4. Averiguar qué tipo de equipo audiovisual va a necesitar el disertante. Es muy importante saber si el disertante utilizará su propia computadora personal laptop o bien prefiere utilizar una computadora que esté disponible en el lugar del evento. En este último caso, averiguar con qué medio de soporte trae el disertante su presentación (CD, DVD, memoria USB, tarjeta de memoria flash) y verificar que la computadora existente posee el lector correspondiente. 5. Llamar a los disertantes tres semanas antes del evento para establecer o arreglar cualquier detalle de importancia. Informarles nuevamente el lugar, el día y hora del evento, los arreglos hechos para visitar el lugar y el equipamiento y cualquier exhibición o exposición que se organice durante el evento. No olvidar darle al disertante el nombre de la persona que lo recibirá a su llegada. 6. Hacer las reservas de hotel para los invitados y solicitar que la habitación esté lista a su llegada para que ellos puedan descansar o hacer cualquier trabajo de último momento. Informar al hotel sobre la posibilidad de un check-in tardío en el caso de que los visitantes lleguen directamente al evento y no puedan registrarse previamente en el hotel. Tomar esta precaución ayudará a evitar que el hotel cancele la reserva. 7. Si los invitados así lo desean, disponer que alguien los reciba en el aeropuerto o en la estación de autobuses y los acompañe hasta el hotel. Que no dejen de acompañarlo hasta que hayan sido ubicados en sus habitaciones. 8. Ayudar a los disertantes a arreglar su plan de acción para el día, incluyendo visitas al lugar u otras actividades; hacer que se sientan invitados de honor. 9. Acompañar a los disertantes hasta el lugar del evento y presentarle a los miembros que pudieren estar presentes y a los miembros de la Junta Directiva para que puedan sentirse bienvenidos. No dejar solo al invitado; que alguien siempre tenga la responsabilidad de estar atento a sus necesidades. Llegar temprano al lugar del evento para que el disertante tenga tiempo de conectarse al equipo de proyección o cargar su presentación en la computadora del lugar. 10. Si son varios disertantes, acompañar cada uno a la mesa de cabecera y presentarle a los otros profesionales sentados a la misma mesa. A menos que haya una agenda formal, informarles el orden en que cada uno de ellos disertará. 11. Designar a una persona para hacer la presentación del evento. Asegurarse que ésta sea corta (dos minutos como máximo). La atención la deben recibir los disertantes, no el presentador. 12. Designar a un moderador para manejar las preguntas y respuestas a menos que el disertante prefiera hacerlo por sí. 13. Luego de la presentación, siempre agradezca. 14. Una costumbre frecuente es ofrecerle al disertante un obsequio. Generalmente puede ser un producto o elemento que caracteriza la región o el país al que pertenece el Capítulo o bien un presente institucional como una plaqueta o diploma. 15. Garantizar la continuidad del acompañamiento a los disertantes aun luego del evento. Aunque no fuera cierto, expresar cuánto se aprecia su disertación y el agradecimiento de todos los miembros del Capítulo. Agradecer también a la empresa para la que él trabaja y también a sus superiores. 21

Tabla de contenidos de la publicati�n de NFPA Chapter Guide

NFPA Chapter Guide
Contenidos
El porque de esta guia
1. Organizando un nuevo capitulo
2. Administracion
3. Relaciones con los miembros y la comunidad
4. Relaciones con la NFPA
5. Disolucion y revocacion del capitulo
6. Codigo de etica

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