192 COMPTABILITÉ NOTARIALE Un respect strict de la réglementation professionnelle engendre l'absence de compte débiteur. Néanmoins, la réalité peut être différente pour les motifs suivants : - Changement du tarif entre la demande de provision et la réalisation de l'acte ; - Erreur dans le calcul de la provision ; - Actes où le débiteur des frais est une collectivité territoriale, l'État ou une structure assimilée ; dans ces derniers les frais et droits ne sont réglés qu'une fois les actes déposés ou enregistrés et en leur possession ; - Frais engagés dont l'acte sera reçu par un confrère. Section 2. - Gestion des comptes débiteurs 259. La gestion des comptes débiteurs a deux fonctions : d'une part, éviter les débits et d'autre part les recouvrer le plus rapidement possible. § 1. Éviter les débits 260. Pour cela il est nécessaire de : - Exiger une provision pour commencer un dossier (vente, succession) ; - Effectuer systématiquement une prévision de taxe dès que l'acte est finalisé avant la signature ; - Lors de la taxe de l'acte, comparer le solde restant avec le montant des droits à verser. Si le solde est insuffisant, contacter le client (pour solliciter un complément de provision) ; - Ne déposer un acte dont le compte est débiteur (le notaire ne peut refuser de déposer un acte reçu en son étude) qu'après avoir contacté le client : le délai autorisé pour déposer l'acte (en général un mois) doit être mis à profit pour recouvrer la somme nécessaire au dépôt. § 2. Recouvrer les débits 261. Il est recommandé de : - Effectuer régulièrement des relances auprès des clients (ne pas hésiter à envoyer une relance par mois) ; - Prendre contact téléphoniquement avec le client afin d'établir éventuellement un échéancier ; - Entamer une procédure contentieuse.