LA TRÉSORERIE DE L'OFFICE 331 Section 3. - Rapprochement bancaire (tous comptes confondus) § 1. Réglementation 532. L'ajustement ou rapprochement bancaire est un élément essentiel de contrôle. Il permet notamment de valider (ou non) les données du tableau de bord et notamment la ligne de couverture des fonds détenus (ligne C). L'arrêté du 27 janvier 2006 prévoit que le logiciel doit permettre le rapprochement des opérations bancaires enregistrées dans la comptabilité de l'office avec les opérations enregistrées par la banque. Ce rapprochement doit être matérialisé pour chaque compte bancaire dans un document comptable appelé « rapprochement bancaire ». Celui-ci doit permettre de justifier les soldes des comptes bancaires de l'office avec les relevés émis par la banque. Le rapprochement bancaire doit donner lieu à une validation par l'utilisateur qui permet d'en figer le contenu et d'en assurer la conservation avec le détail des opérations rapprochées ou non. Une validation par l'utilisateur du rapprochement bancaire doit être faite au moins par quinzaine. Dans le cas de rapprochement automatique de fichiers d'extraits bancaires avec les fichiers comptables de l'office, les opérations ainsi rapprochées ne pourront faire l'objet d'aucune modification par l'utilisateur, même si le rapprochement bancaire n'a pas été validé. 533. À noter. - Si la réglementation autorise le fait d'effectuer un ajustement bancaire par tranche de quinze jours et sans imposer véritablement de délai idéal, les inspecteurs et l'orthodoxie exigent : - d'effectuer le rapprochement jour par jour ; - de réaliser le rapprochement dès le lendemain de la clôture comptable. C'est seulement de cette façon que le rapprochement peut permettre d'identifier efficacement les virements reçus à imputer ainsi que les éventuelles anomalies. Il est préférable que les ajustements bancaires soient réalisés par d'autres personnes que celles qui gèrent les encaissements et les règlements. Les rapprochements sont matérialisés par une édition et visés par un responsable qui contrôle l'exactitude et examine les opérations en suspens. Les inspecteurs sont très attentifs à la tenue des comptes bancaires de l'office et exigent une grande rigueur dans la réalisation des ajustements bancaires. Ces derniers refont régulièrement les ajustements bancaires afin de déceler une éventuelle fraude.