Hors collection - Dictionnaire insolite du Notariat - 19
DICTIONNAIRE INSOLITE DU NOTARIAT
l'ordonnance du 2 novembre 1945 relative au statut du notariat. Aux termes
de ce texte, « les notaires sont les officiers publics, établis pour recevoir tous
les actes et contrats auxquels les parties doivent ou veulent faire donner le
caractère d'authenticité attaché aux actes de l'autorité publique, et pour en
assurer la date, en conserver le dépôt, en délivrer des grosses et expéditions »
(entendez copies authentiques et copies exécutoires).
Cela a toujours été une source d'intérêt pour les pouvoirs publics ; songez
qu'une ancienne circulaire du ministre de la Justice, du 10 février 1888 (!),
s'exprimait déjà à ce sujet, en ces termes : « Ils sont les dépositaires légaux
des titres des citoyens. Ils doivent veiller sur ce dépôt avec le plus grand
soin, conserver leurs minutes chez eux, dans la maison même où ils ont leur
étude, et ne négliger aucune précaution pour les mettre à l'abri des risques
d'incendie, d'inondation, d'humidité et de destruction de toute sorte... ».
Cela reflète ainsi l'importance de ces archives, aux yeux même de l'État.
Le versement par les notaires de leurs actes s'effectue après soixantequinze ans de détention exclusivement auprès des archives départementales
ou nationales (pour Paris). En effet les minutes et répertoires des officiers publics ou ministériels, donc ceux des notaires, sont classés parmi les
archives publiques (Code du patrimoine, art. L. 211-4).
Oui mais les choses ont évolué depuis que ces règles ont été édictées. Il faut
en effet savoir qu'à la suite d'une importante loi du 13 mars 2000 reconnaissant la validité de la preuve dématérialisée, les actes notariés peuvent
désormais être reçus sur support électronique. En entrant dans le nouveau
millénaire, le notariat a dû alors relever un défi pour adapter ses procédures
de réception des actes mais aussi de stockage de ses archives. Ainsi depuis le
28 octobre 2008, les actes reçus sur support dématérialisé sont stockés dans
un « minutier central électronique » situé à Venelles (Bouches-du-Rhône),
à proximité des bâtiments qui hébergent déjà les serveurs correspondant
au Fichier des dispositions des dernières volontés (FCCDV). L'acte dressé
et reçu en la forme électronique fait l'objet d'une sauvegarde selon un
procédé technique de cryptage particulier auprès du MICEN qui, dès lors,
en assure la garde. Il est par la suite possible pour le notaire de récupérer à
tout moment les données de son acte électronique et d'en délivrer des copies.
Ceci comme il le fait avec des minutes sur support papier. Le procédé de
récupération de l'acte se fait en respectant une procédure d'identification
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