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Les enregistrements de vidéosurveillance ou de vidéoprotection, par exemple, ne
doivent pas, en principe, être conservés au-delà d'un mois. Les données à caractère
personnel ayant trait à des clients, quant à elles, ne doivent pas être conservées
au-delà d'un an à l'issue de la relation contractuelle au sein des dossiers courants.
Toutefois, cette obligation de fixer une durée de conservation limitée dans le
temps ne prive pas les responsables de traitements de la possibilité d'archiver
des informations, notamment à des fins probatoires. Lorsque cet archivage est
réalisé sous forme électronique, il convient de respecter la recommandation n°
2005-213 de la CNIL du 11 octobre 2005 relative à l'archivage électronique de
données à caractère personnel dans le secteur privé.

3.1.4. Les principes de sécurité et de confidentialité
Les données contenues dans les fichiers ne peuvent être consultées que par
les personnes habilitées à y accéder en raison de leurs missions. Les dossiers
des avocats ne peuvent être communiqués qu'à des personnes autorisées à en
connaître, notamment en application de dispositions législatives particulières et
sous réserve du respect du secret professionnel.
L'avocat, en qualité de responsable du traitement, est astreint à une obligation de
sécurité. Il doit ainsi prendre toutes les mesures nécessaires pour en garantir la
confidentialité et éviter toute divulgation d'information.
Il convient, par exemple, de veiller à ce que chaque personne habilitée à
accéder aux informations dispose d'un mot de passe individuel (composé, si
l'authentification repose uniquement sur un identifiant et un mot de passe, de
12 caractères minimums et de majuscules, minuscules, chiffres et caractères
spéciaux et renouvelé régulièrement) et que les droits d'accès soient précisément
définis en fonction des besoins réels.

3.1.5. Le principe du respect des droits des personnes
L'article 13 du RGPD exige que soient communiquées les informations suivantes
lorsque les données sont collectées auprès de la personne concernée :

* les coordonnées du responsable du traitement et, le cas échéant, celles du

représentant du responsable du traitement ;
le cas échéant, les coordonnées du délégué à la protection des données ;
les finalités du traitement auquel sont destinées les données à caractère personnel ;
la base juridique du traitement ;
les intérêts légitimes poursuivis par le responsable du traitement ou par un
tiers lorsque ces intérêts légitimes sont la condition de licéité du traitement ;
* le fait que le responsable de traitement a l'intention d'effectuer un transfert
de données à caractère personnel vers un pays tiers ;
* le cas échéant, l'existence ou l'absence d'une décision d'adéquation rendue par
la CNIL, la référence aux garanties appropriées ou adaptées et les moyens d'en
obtenir une copie ou l'endroit où elles ont été mises à disposition ;
* la durée de conservation des données à caractère personnel ou, lorsque ce n'est
pas possible, les critères utilisés pour déterminer cette durée ;

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