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Respecter la minimisation. Dans le cadre des traitements RH et conformément
à l'article 5 du RGPD, l'avocat ne doit collecter que des données adéquates,
pertinentes et strictement nécessaires à la finalité du traitement.
Contrôle de l'activité du personnel. L'avocat employeur peut mettre en place
différents outils afin de contrôler l'activité des collaborateurs ou du personnel.
Par exemple, le cabinet d'avocats pourrait encadrer les conditions d'utilisation
d'Internet par les collaborateurs et le personnel sur leur lieu de travail. Il peut
mettre en place des filtres afin de bloquer certains contenues (pornographie,
pédophilie, etc.). Il est également possible de limiter l'utilisation d'Internet pour
des raisons de sécurité par exemple le téléchargement de logiciels, la connexion
à un forum, etc.
Contrôle du temps passé. Un cabinet peut mettre en place un logiciel permettant
de calculer le temps passé par l'avocat sur un dossier ou une affaire. Cependant,
ce logiciel ne peut être détourné afin de contrôler l'activité des collaborateurs.
Gestion et contrôle de l'accès au cabinet d'avocats. Un cabinet d'avocats peut
mettre en place des dispositifs afin de contrôler les horaires et l'accès des
collaborateurs et du personnel.

3. L'avocat doit-il procéder à des formalités
en cas de traitement RH ?
Avant le 25 mai 2018. En application de la loi Informatique et libertés du 6 janvier
1978, les responsables de traitement devaient effectuer des déclarations auprès
de la CNIL préalablement à la mise en œuvre d'un traitement de données à
caractère personnel.
En matière de ressources humaines, la CNIL avait édicté des normes et
autorisations pour simplifier ce processus, notamment la norme simplifiée n°46
qui concerne la gestion des ressources humaines des organismes publics et privés
ainsi que la dispense DI-002 relative à la paie des personnels du secteur privé.
Ces normes peuvent servir aux cabinets d'avocats pour les aider à déterminer les
limites aux traitements des données personnelles.
Après le 25 mai 2018. Le RGPD allège grandement les formalités mais introduit
en contrepartie de nouvelles obligations pour le responsable de traitement.
Le registre des activités de traitement. Le registre des activités de traitement
répertorie les informations relatives aux caractéristiques des traitements mis en
œuvre par le responsable de traitements.
Cette obligation ne s'impose que dans certains cas. A priori, le cabinet d'avocats
doit tenir un registre des activités de traitements dans la mesure où il traite de
manière non occasionnelle des données à caractère personnel et en particulier
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