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GUIDE PRATIQUE - LES AVOCATS ET LE REGLEMENT GENERAL SUR LA PROTECTION DES DONNEES (RGPD)

des données sensibles (ex : données de santé, données sur l'origine raciale, etc.)
ou des données se rapportant à des condamnations et des infractions pénales.
Il convient donc d'insérer dans le registre des activités de traitement, une fiche
dédiée à la gestion des ressources humaines qui doit comporter les éléments
suivants :

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Identité et coordonnées du responsable de traitement ;
Finalités ;
Catégories de personnes concernées ;
Catégories de données à caractère personnel ;
Catégories de destinataires ;
Transferts vers un pays tiers ou une organisation internationale ;
Délais prévus pour l'effacement ;
Descriptiongénéraledesmesuresdesécuritétechniquesetorganisationnelles.

4. Combien de temps les données peuvent-elles être conservées ?
L'avocat responsable de traitement doit définir une politique de durée de
conservation des données au sein de son cabinet. Les données à caractère
personnel ne peuvent être conservées que le temps nécessaire à l'accomplissement
de l'objectif poursuivi lors de leur collecte. Généralement, les données relatives
aux collaborateurs ou au personnel sont conservées le temps de leur présence
dans le cabinet d'avocats augmenté des durées de prescriptions légales.

5. Doit-il y avoir une information des personnes concernées ?
* Conformément aux exigences de l'article 13 du RGPD, les collaborateurs et le

personnel du cabinet d'avocats doivent être informés :
De l'identité et des coordonnées du responsable de traitement ;
Des coordonnées du délégué à la protection des données lorsqu'il y en a un ;
De l'objectif poursuivi (gestion administrative du personnel et du recrutement) ;
De la base juridique du traitement ;
De l'intérêt légitime s'il s'agit de la base légale du traitement ;
Des destinataires des données (des sous-traitants de la gestion de paie, etc.) ;
Des flux transfrontières ;
De la durée de conservation ;
Des conditions d'exercice de leurs droits d'opposition, d'accès, de rectification
et de limitation, etc. ;
* Du droit de retirer son consentement s'il s'agit de la base légale du traitement ;
* Du droit d'introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle ;
* Des informations sur le caractère réglementaire ou contractuel du traitement
lorsqu'il s'agit de la base légale du traitement.

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