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GUIDE PRATIQUE - LES AVOCATS ET LE REGLEMENT GENERAL SUR LA PROTECTION DES DONNEES (RGPD)

FICHE N°5. LA GESTION
DES ACCES AU CABINET
Sur le lieu de travail, les associés agissant en qualité d'employeur peuvent être
amenés à contrôler les accès aux locaux ou la gestion de la restauration (badges
électroniques, dispositifs biométriques...). De la même manière, des contrôles
d'accès peuvent être mis en place pour les visiteurs du cabinet d'avocats.

1. L'utilisation de badges sur le lieu de travail
Des badges électroniques (cartes magnétiques ou à puce) peuvent servir au
contrôle des accès aux locaux ou à la gestion de la restauration. Ces dispositifs,
qui traitent des données permettant l'identification des personnes concernées,
sont soumis au RGPD et doivent offrir toutes les garanties offertes par celui-ci
aux personnes faisant l'objet d'une collecte et d'un traitement de leurs données
personnelles.
Quelles garanties prévoir ?
Chaque passage du badge dans un lecteur permet l'enregistrement de données
relatives à son détenteur. Ces enregistrements présentent des risques d'utilisation
détournée et sont susceptibles de tracer les déplacements des avocats et salariés
à des fins de surveillance.
Des garanties particulières doivent donc être apportées par le cabinet pour éviter
de tels détournements. Il convient notamment de préciser :

* la finalité du dispositif (ex : contrôle des accès, gestion des temps de présence
des salariés, gestion de la restauration ...) ;

* les informations collectées ;
* les services destinataires des données ;
* les modalités d'exercice des droits d'accès aux données et de rectification
des données.

Les membres d'un cabinet d'avocats doivent être parfaitement informés de ces
modalités, préalablement à la mise en œuvre du système.
Les cabinets d'avocats peuvent se référer aux préconisations de la norme NS 42
de la CNIL pour ce type de traitement :
https://www.cnil.fr/fr/declaration/ns-042-badges-sur-le-lieu-de-travail

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https://www.cnil.fr/fr/declaration/ns-042-badges-sur-le-lieu-de-travail

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