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Qui ? Cette question permet d'identifier les différents acteurs à savoir le responsable de traitement mais également les sous-traitants et les destinataires des
données.

* Responsable de traitement. Au sein du cabinet d'avocats, le responsable

de traitement est celui qui détermine la finalité et les moyens du traitement,
il peut donc s'agir, entre autres, de l'avocat associé. Il convient à cet effet
d'identifier la personne au sein du cabinet d'avocats qui est à l'initiative du
traitement de données personnelles. Il peut également s'agir du cabinet luimême en tant que personne morale.
* Sous-traitant. Le sous-traitant est la « personne physique ou morale, l'autorité
publique, le service ou un autre organisme qui traite des données à caractère
personnel pour le compte du responsable du traitement » selon l'article 4,
alinéa 8, du RGPD. Il peut donc s'agir des prestataires, des fournisseurs, des
éditeurs de logiciels, des hébergeurs, etc.
* Destinataires. Le RGPD définit à l'article 4, alinéa 9, le destinataire d'un
traitement de données à caractère personnel qui est « la personne physique
ou morale, l'autorité publique, le service ou tout autre organisme qui reçoit
communication de données à caractère personnel, qu'il s'agisse ou non d'un
tiers ».
Quoi ? Il s'agit ici de savoir quelles sont les données à caractère personnel que
le cabinet collecte, et de manière plus générale traite. En outre, il appartient à
l'avocat d'identifier la présence de catégories particulières de données à caractère
personnel (les données de santé, les données concernant la vie sexuelle, les
données relatives aux condamnations pénales et aux infractions, etc.).
Pourquoi ? Par cette question, l'avocat détermine la finalité du traitement de
données à caractère personnel qu'il opère, c'est-à-dire l'objectif (par exemple :
gestion clients, gestion des ressources humaines, gestion de la sollicitation
personnalisée, etc.).
Où ? A ce stade, il s'agit de déterminer le lieu où sont stockées les données à
caractère personnel (un serveur spécifique, en local, en partage ? Les dossiers
sont-ils stockés dans une salle accessible à tout le cabinet d'avocat ? etc.). Cette
question doit également permettre à l'avocat d'identifier les éventuels transferts
de données vers des pays hors UE (un dossier international, un avocat postulant
à l'étranger, etc.).
Quand ? Le cabinet d'avocat a-t-il mis en place une politique de conservation,
d'archivage et de suppression des données ? Le cabinet d'avocat a-t-il prévu une
purge des données qu'il collecte ?
Comment ? Le cabinet d'avocat doit identifier les mesures de sécurité physique
et logique mises en place pour garantir la protection des données à caractère
personnel qu'il collecte.

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