Les Carrés DCG 13 - Relations professionnelles - 3e - 105
1 QU'EST-CE QU'UNE ARCHIVE ?
Selon le Code du patrimoine, « Les archives sont l'ensemble des documents, quels que soient leur date, leur
forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou
organisme public ou privé dans l'exercice de leur activité ».
L'ISO (International Organization for Standardization - Organisation Internationale de Normalisation) définit les
documents d'archives comme l'« information créée, reçue, et maintenue comme preuve, par une organisation
ou une personne, en cas de poursuites judiciaires, par obligation légale ou à des fins de conduite des affaires. »
2 POURQUOI FAUT-IL ARCHIVER LES DOCUMENTS ?
La conservation des archives est organisée dans l'intérêt public pour les besoins de la gestion, la justification des
droits des parties, la documentation historique ou la recherche. Deux types d'archives sont à considérer :
- les « documents-traces » qui constituent l'historique de l'organisation mais qui ont en généralement peu
d'utilité opérationnelle ;
- les « documents source » qui renseignent et qui seront consultés en cas de besoin.
3 QUELLES SONT LES RÈGLES À RESPECTER LORS DE L'ARCHIVAGE ?
La gestion des dossiers doit :
- être fiable, c'est-à-dire permettre l'intégration, la classification et l'identification immédiate de l'ensemble des
documents produits ou reçus par l'organisation ;
- assurer la protection et l'intégrité des documents, en particulier en cas de sinistre, et de permettre le contrôle
de la circulation et de l'accès aux documents ;
- permettre d'identifier clairement les documents ;
- garantir la conformité, c'est-à-dire respecter l'environnement réglementaire et les règles internes ;
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