Les Carrés DCG 13 - Relations professionnelles - 3e - 112

110 L ES C ARRÉS DU DCG 13 - R ELATIONS PROFESSIONNELLES - la numérisation des documents papier (courriers, télécopies, factures, bons de livraisons, fiches de paie, catalogues, documentations diverses)... La dématérialisation est alors réalisée grâce à un scanner ou numériseur dont les fonctions peuvent être extrêmement étendues pour les plus sophistiqués, comme par exemple l'identification et le tri des documents par les systèmes de LAD (lecture automatique de documents) voire de caractères manuscrits ; - la capture sur supports de microfilms. 4  LES AUTOMATES D'ARCHIVAGE Les logiciels destinés à l'archivage et à la gestion électronique des documents, désignés par les acronymes GED ou GEIDE permettent de partager de l'information. Associés à un workflow, ils facilitent la mise en place des procédures de traitement des documents. Quand la quantité de documents imprimés et télécopiés reçue par une organisation (factures de fournisseurs, bon de commande, etc.) est suffisamment importante, il peut devenir pertinent d'envisager d'automatiser une partie ou la totalité des traitements de classement et d'archivage. Dans ce cas la capture, l'indexation, l'archivage et la recherche des données sont souvent assurés par des automates. Enfin, les documents dont la mise en forme est standardisée peuvent être scannés afin d'archiver la copie électronique du document et de l'indexer automatiquement en fonction d'un certain nombre d'éléments distinctifs reconnus (logo fournisseur, mention « facture », N° de facture, etc.). 5  QUELLE EST LA VALIDITÉ JURIDIQUE DES ARCHIVES ÉLECTRONIQUES ? En matière commerciale, l'article L. 110-3 du Code de commerce pose le principe de la liberté de la preuve : « À l'égard des commerçants, les actes de commerce peuvent se prouver par tous moyens à moins qu'il n'en soit autrement disposé par la loi. » La question de la validité des archives électroniques comme moyen de preuve ne se pose donc pas entre commerçants. Il faut toutefois remarquer que « si le logiciel utilisé ne garantit pas l'irréversibilité et l'intangibilité des écritures validées, la comptabilité informatisée ne peut être considérée comme sincère, régulière et probante ». Plus généralement, selon l'article 1316-1 du Code civil « L'écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l'écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu'il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité. » Il ressort de ce texte que la preuve littérale sous forme électronique est admise à une double condition : - la garantie de l'identification de l'auteur à qui l'acte est imputé ; - la garantie de l'intégrité du document, c'est-à-dire que le moyen de conservation ne permet pas sa falsification. 6  QUELS SUPPORTS UTILISER POUR L'ARCHIVAGE ? Les supports, autres que papier, généralement utilisés pour l'archivage sont : - les supports optiques, comme les disques optiques de technologie WORM (Write Once Read Many), qui ont la propriété d'interdire toute modification des données enregistrées ; - les disques optiques réinscriptibles qui peuvent également être utilisés à des fins d'archivage, mais il faut alors que la réécriture soit protégée par un procédé logiciel ;

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