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FICHE 30  50 questions pour contrôler vos connaissances 38. À quoi correspondent les « trois âges des archives » lorsqu'un document n'est plus actif ? Lorsqu'un document n'est plus actif, on peut distinguer trois niveaux d'archivage : - archives courantes : dossiers en cours de constitution et d'utilisation dont l'utilisation est fréquente ; - archives intermédiaires : utilisation ponctuelle ou correspondant à une obligation légale. Dossiers clos, le plus souvent conservés à proximité et pouvant être utilisés ponctuellement pour les besoins du service ; - archives historiques : dossiers ayant perdu leur utilité administrative mais présentant un intérêt historique. 39. Que signifie l'acronyme GED ? La GED (Gestion électronique de données) est l'ensemble des techniques qui permettent d'organiser, de gérer et de distribuer sous forme électronique l'ensemble des documents et informations internes et/ou externes de l'organisation. Les flux générés par les échanges des pièces administratives et comptables constituent une masse documentaire importante. 40. En quoi consiste l'indexation d'un document ? L'indexation consiste à transcrire le contenu d'un document en mots-clés, descripteurs ou « vedettes matière ». L'indexage peut se faire : - par la forme (identification du document, auteur, date de création, de modifications...) ce qui donne lieu à la création d'une fiche descriptive ; - par le contenu (identification du document par des mots-clés, une vedette matière). 41. Citez les différents types de classement possibles. Classement alphabétique : détermination d'un mot directeur qui servira au classement. Ce mot est le premier nom propre (de personne, géographique, publicitaire...) ou, à défaut, le premier nom commun (sauf société et compagnie), ou verbe, ou adjectif substantivé. Il correspond aux dictionnaires, index, annuaires, listes alphabétiques. Classement numérique : attribution d'un numéro à chacun des éléments à classer. Un répertoire alphabétique permet de connaître le numéro correspondant à chaque élément. Classement important en extension. Classement thématique : classement par thèmes, division en sujets, sous-sujets. Classement adopté dans les bases documentaires Classement par mots-clés : attribution d'une cote et enregistrement des mots-clés et de la cote dans le fichier « mots-clés ». Classement adopté dans les bases documentaires. Classement décimal : combinaison des classements thématique et numérique. Classement dans les grandes bibliothèques (CDU, Dewey), utilisé pour le plan comptable. Classement chronologique : d'après la date. Classement des documents, des revues, du courrier à conserver. Classement géographique d'après la localisation. Généralement utilisé pour des classements des documents concernant la prospection, la distribution (segmentation). Classement alphanumérique : classement en groupes alphabétiques et, à l'intérieur, par ordre numérique. Classement de références de produits, de véhicules automobiles. 133

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