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L'organisation des données,
un préalable essentiel
,,Repérez

les données et qualifiez-les

Les données sont tous les documents numériques de votre activité, de la
simple présentation que vous avez enregistrée dans votre disque dur à toutes
celles que vous publiez sur Internet, aux fichiers que vous partagez, aux bases
de données alimentant un système ou une site internet. Tout ! Les textes, les
images, les divers médias. Tout cela constitue votre environnement numérique et il faut l'ordonner, l'indexer, le ranger.
Concevez une « armoire » à ranger, celle de vos dossiers, ceux que vous ne
partagez pas. Adoptez votre propre classement car aucune règle ne peut être
appliquée, mais tenez-vous-y. Pensez juste qu'un bon classement nomme les
dossiers correctement, de manière intelligible, et que les ordinateurs (quel
que soit leur système d'exploitation) ne digèrent pas les noms très longs et
avec des caractères spéciaux (ponctuations, signes divers et variés et surtout pas les apostrophes). Préférez les noms courts si vous voulez que tout
se classe correctement, précédez tous les noms de dossiers et de fichiers de
chiffres à deux « digits » (01, 02, etc. s'il y a moins de 100 rubriques sinon trois
« digits » au-delà). Si vous voulez un classement par date, n'utilisez surtout
pas notre format français mais l'anglo-saxon inversé : d'abord l'année, puis le
mois et enfin le jour, et, pour aller plus loin, éventuellement l'heure en quatre
chiffres. Tout se classera à merveille. Par exemple : 20190930-1040 pour le
30 septembre 2019 à 10 heures 40.
Gérez les données partagées. Il faut adopter une procédure de classement
plus universelle, compréhensible et acceptable de tous. Celle conseillée
ci-dessus peut très bien être adoptée, ordre et chronologie sont souvent de
bons alliés dans un classement compris de tous. Mais, surtout, vous comprendrez très vite qu'il faut imposer, marteler et ne pas tolérer d'écart.

Gérez tous les aspects basiques des fonctions digitales

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