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Quel enfer de voir un prestataire chercher désespérément la dernière version
d'un fichier quand il ne cherche pas le fichier tout court. Ce temps perdu aura
des effets désastreux sur votre rentabilité. Un prestataire qui perd un quart
d'heure par jour, cela représente 5 heures par mois et 60 heures par an. Si
vous comptez 40 euros de l'heure, c'est tout simplement effrayant !

,,Constituez

des bases de données et indexez-les

Prenons la définition : « Une base de données (en anglais database) permet de
stocker et de retrouver l'intégralité de données brutes ou d'informations en rapport avec un thème ou une activité ; celles-ci peuvent être de natures différentes
et plus ou moins reliées entre elles. Dans la très grande majorité des cas, ces
informations sont très structurées et la base est localisée dans un même lieu et
sur un même support. Ce dernier est généralement informatisé. » (Wikipédia)
Plus droit au but, le Larousse donne celle-ci : « Ensemble structuré de fichiers
regroupant des informations ayant certains caractères en commun ; logiciel permettant de constituer et de gérer ces fichiers. »
Tout est dit, informatique, structurée, classée, centralisée et accessible. On
peut aussi travailler avec des bases de données dites relationnelles. Cela
devient plus complexe mais, pour faire simple, imaginez que vous ayez des
fichiers de présentation en format PDF (donc statiques) classés et bien nommés. Vous disposez par ailleurs d'un premier fichier Excel qui liste tous ces
documents sous format PDF en leur donnant des attributs, par exemple date
de création, auteur, titre, quelques mots-clés sur le contenu. Et vous avez un
autre fichier Excel qui donne pour chaque mot-clé une définition plus précise.
Vous décidez de mettre tout cela à disposition sur un site internet réservé à
vos collaborateurs. Un petit tour de passe-passe informatique (en clair, une
transformation des formats Excel et l'écriture d'un programme qui va actionner « virtuellement » d'autres tableaux) et vous obtiendrez un site avec un
affichage classé, un moteur de recherche et une remontée de fiche en version PDF accompagnée de ses caractéristiques et des mots-clés définis de
manière développée.

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