Le management L'organigramme La connaissance de l'organigramme et de son contenu est particulièrement précieuse. En effet, la notion du tableau de bord est attachée à l'existence de la décentralisation des pouvoirs au sein de l'entreprise. La connaissance de la structure hiérarchique de l'entreprise permettra donc d'entamer une recherche systématique des délégations et de leur contenu. L'architecture du tableau de bord doit coïncider avec la structure de l'entreprise. En effet, tout responsable devra disposer au minimum des documents relatifs à son activité propre et de la synthèse du tableau de bord de ses subordonnés. Étude de l'information existante Bien que le tableau de bord ne se résume pas à une compilation d'informations déjà existantes, la première phase de l'élaboration du tableau de bord consiste à rechercher les sources de renseignements existantes qui seront éventuellement utilisables. En effet, il existe des flux d'informations au sein de l'entreprise et il est donc nécessaire d'en connaître à la fois la source et le destinataire. Cette distinction permet d'effectuer un classement en trois catégories : 1. Les informations empruntant la voie hiérarchique : Elles sont le plus souvent ascendantes et répondent à un objectif de contrôle. Elles sont conservées sans grande modification lors de la construction du tableau de bord d'entreprise. 2. Les flux d'informations entre deux responsables : Ces échanges ne relèvent pas de la notion de contrôle, mais d'une volonté de coopération entre des responsables qui ne sont rattachés l'un à l'autre par aucun lien de subordination. L'utilisation de ces sources de données est possible à condition qu'elles soient chiffrées et qu'elles fonctionnent à intervalle régulier. 3. Les renseignements internes à certains services : Des documents peuvent être élaborés et mis en circulation au sein des centres de responsabilités sans être jamais diffusés en d'autres points de l'organigramme. Il est fréquent que la majorité des informations nécessaires à l'élaboration du tableau de bord existent déjà dans l'entreprise, sous une forme plus au moins étudiée. Cependant, une fois cette information recensée, le tableau de bord ne doit pas se contenter de la traiter sous une forme arbitraire et d'en diffuser aveuglément l'intégralité dans tous les services. L'information apportée par le tableau de bord aux différents responsables doit leur être utile par sa nature et par sa forme. 115