Professions immobilières - Expertise amiable ou privée - 1er - 230

Dans chaque fichier, la dénomination est reprise, jusqu'au numéro de dossier suivi d'un tiret puis
y est associé le numéro d'ordre du document dans le dossier considéré. Ce numéro commence par
01 à partir du premier document émis par l'expert et continue de manière séquentielle durant toute
la mission. Après le numéro d'ordre s'ensuit un texte très court précisant l'objet du document, par
exemple :
- CR de réunion technique du x avril 2018 ;
- Estimation de travaux ;
- Lettre à M. X ;
- Élément de réponse ;
- Observation technique...
Ce fichier, enregistré en Word ou en Excel pour sa rédaction (ou sur d'autres logiciels que le cabinet
pourrait utiliser) sera ensuite, quand il est terminé, transformé en PDF pour n'être envoyé que dans
ce format. À l'issue de sa mise en PDF, il fera l'objet de l'ajout d'un suffixe précisant la date de l'envoi, auquel, si le cabinet d'expertise comporte plusieurs intervenants, seront ajoutées les initiales
de la personne qui a effectué l'envoi. Le fichier sera donc complété de la mention « le ..., par ... ».

Exemple
Dupont J123-03 Convocation 1re RT - 17 04 18 par CG.

Il sera préférable d'attribuer des noms de fichiers assez courts, qui seront plus faciles à sauvegarder.

B. LE CLASSEMENT DES PIÈCES REÇUES
Les parties transmettront à l'expert des pièces directement par adresse courriel ou via la plateforme de dématérialisation. Il est important que la nomination de ces dossiers respecte une règle
commune afin d'en permettre le classement. En outre, si les pièces sont transmises de façon classique par envoi postal, le cabinet de l'expert devra les scanner et les enregistrer selon la règle que
nous allons définir.
Il faut tout d'abord demander aux conseils et conseils techniques, et plus généralement à toute
personne susceptible d'envoyer des pièces, de privilégier les envois au format PDF plutôt que les
fichiers aux formats Word ou Excel, qui sont susceptibles de modifications.
Il faut également proscrire, de façon extrêmement ferme, les envois de multiples pièces regroupées
dans un même PDF pouvant comporter plusieurs dizaines voire centaines de pages dans lesquelles
l'expert ne pourra rien retrouver. Dès le début de l'expertise, l'expert rappellera aux participants la
façon de communiquer les pièces et demandera que celles-ci soient transmises par courriel s'ils le
souhaitent, mais en PDF séparés pièce par pièce.
La dénomination du fichier pourra également faire l'objet d'une règle commune que nous pourrions
définir ci-après.
Les pièces arrivent normalement accompagnées d'un bordereau d'envoi de pièces par lequel le
conseil en assure la numération. Les conseils peuvent avoir des numérotations personnelles (certains ne numérotent que les pièces, d'autres numérotent les pièces et les dires).
Pour qu'un classement puisse être efficace et se classer de façon utile et automatique dans les
explorateurs de fichiers, il convient d'adopter la présentation suivante des pièces qui pourra être
faite directement par le conseil, mais, plus vraisemblablement, par le cabinet de l'expert lorsqu'il
reçoit ses pièces. Le fichier PDF portera donc la numérotation suivante :
- un numéro d'ordre représentant l'entrée des pièces dans le cabinet, de 1 à x ;

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EXPERTISE AMIABLE OU PRIVÉE

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