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Focus

La création d'une base de données

Que ce soit pour prospecter de nouveaux clients, entretenir les relations avec vos clients actuels
ou encore préparer vos actions de communication à destination de la presse, vous aurez besoin
de rassembler et de stocker un certain nombre d'informations. Il vous faudra ainsi constituer ce
qu'on appelle une base de données.
Préambule : Aspects juridiques d'une base de données
Les bases de données sont réglementées par la Commission Nationale Informatique et Libertés
(CNIL). Vous avez l'obligation de déclarer à la CNIL tout fichier comportant des données personnelles. Dans le cadre de la création de votre base de données de clients et de prospects, mais
aussi de votre base de données presse, vous devrez ainsi remplir un formulaire simplifié que vous
trouverez sur le site Internet de la CNIL : www.cnil.fr. Cette déclaration est gratuite.
Vous trouverez également sur le site des modèles de mentions légales pour l'information de vos
clients sur vos documents de communication (fin de votre e-mailing, newsletter, etc.) : « Conformément à la loi «informatique et libertés» du 6 janvier 1978 modifiée en 2004, vous bénéficiez d'un
droit d'accès et de rectification aux informations qui vous concernent, que vous pouvez exercer en vous
adressant à ....... »
Les informations contenues dans votre base de données doivent rester strictement confidentielles
et ne peuvent en aucun cas comporter d'informations à caractère discriminatoire (social, ethnique, religieux, culturel...).
La loi insiste par ailleurs sur le nécessaire consentement de la personne concernée à figurer
dans votre fichier et son information concernant l'objectif de l'information (gestion de clientèle,
prospection commerciale, etc.). Veillez donc à valablement informer vos clients de l'existence de
votre base de données, sa finalité et à obtenir leur accord avant de les inscrire. Vous devez également permettre à toutes les personnes inscrites dans votre base de données d'exercer leur droit
d'opposition et les informer sur leur droit d'accès et de rectification des données les concernant.
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