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Fiche 27 * Animer une réunion

III.	Conduire une réunion
L'organisateur de la réunion en est également l'animateur. Il est le garant
du bon déroulement. Voici quelques conseils pour conduire avec réussite une
réunion :
-	 être prêt pour la réunion avant les autres participants ; il s'agit d'arriver en avance dans le cas d'une réunion physique, ou de s'assurer de ne
pas être dérangé dans le cas d'une réunion à distance par téléphone ou
visioconférence. Ce temps d'avance vous permet de tester le matériel prévu et de vous mettre en condition pour votre rôle d'animateur ;
-	 accueillir chaque participant à son arrivée, puis, lorsque tout le monde
est présent, faire un tour de table pour que chacun se présente rapidement. Il ne faut pas oublier que si vous connaissez chaque participant,
cela n'est pas forcément le cas de tous. De plus, cela permet à chacun de
dire quelques mots et ainsi d'être plus à l'aise car valorisé ;
-	 rappeler l'objet de la réunion et son objectif, son déroulement (les points
à aborder et le temps imparti), ainsi que les règles à respecter (respect des
temps de parole de chacun, confidentialité, etc.) ;
-	 nommer un rapporteur qui aura pour fonction de prendre des notes en
vue de rédiger un compte rendu. En cas de réunion difficile et longue (en
présentiel), demander à un participant de noter les points importants au
tableau ;
-	 rendre la réunion vivante en sollicitant les plus réservés et en modérant
les plus expansifs ;
-	 adopter une attitude d'écoute et de compréhension, faire ponctuellement des synthèses partielles, décider ensemble des actions à mener, demander à chaque participant d'éteindre son téléphone portable de façon
à être plus attentif au contenu de la réunion ;
-	 veiller au respect du temps pour débuter la réunion (afin de ne pas pénaliser ceux qui sont à l'heure) et la terminer et faire une synthèse générale
pour conclure, puis vérifier que les conclusions sont claires pour tous.

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