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Ne répondez pas à tous les destinataires pour la simple confirmation
d'une présence à une réunion. Répondez seulement à la personne qui
vous a adressé l'e-mail.
Lorsque le message est adressé en copie cachée, si le destinataire
utilise la fonction « Répondre à tous », il dévoile alors à tous les
destinataires qu'il y a un destinataire « caché », ce qui risque de nuire
à l'émetteur du message.
!
Utilisez toujours cette fonction à bon escient.
Répondre avec l'historique
Pour permettre une meilleure compréhension de l'état actuel de
votre correspondance, vous pouvez inclure l'historique de tous les
échanges : utilisez la fonction « Répondre avec historique » (cette
option est souvent automatique).
Pour des réponses à des e-mails très longs, il est possible :
- d'apporter des réponses à l'intérieur même du corps du message ;
- d'insérer vos initiales et le choix du caractère d'annotation : votre
texte figurera ainsi après chaque paragraphe que vous souhaitez
commenter ou auquel vous voulez apporter une réponse.
Pour les logiciels qui supportent le format « html », il est possible de
choisir une couleur de texte différente de celle de l'émetteur.
!
Prenez soin de la planète : n'imprimez vos e-mails que si c'est vraiment
nécessaire et limitez l'impression à la partie du mail utile. Intégrez
dans votre signature électronique un message du type « Adoptez
l'éco-attitude ! N'imprimez cet e-mail que si c'est nécessaire ».
Transférer un e-mail
Vous pouvez transférer un e-mail à d'autres personnes sans que
l'émetteur du message le sache. En principe les pièces jointes
sont transférées avec le message quand on utilise la fonction
« Transférer » (Forward).
L'objet du message est transformé et précédé de « TR : » ou « FWD ».
Vous pouvez, si vous le souhaitez, modifier l'objet de l'e-mail.
À chaque transfert, la liste des différents destinataires apparaîtra dans
le corps de l'e-mail diffusant ainsi leur adresse à un nombre croissant
de personnes. On parle alors d'effet « boule de neige ».
L'ACCUSÉ DE RÉCEPTION
Vous pouvez demander un accusé de réception à l'affichage du message
sur l'écran du destinataire.
Tous les logiciels de messagerie ne déclenchent pas automatiquement
un message d'accusé de réception, il faut donc activer cette option.
Cependant, vous pouvez prendre connaissance du message sans déclencher
l'envoi de l'accusé de réception en utilisant la prévisualisation
du message en aperçu ou en imprimant le message sans l'ouvrir.
La présentation de l'e-mail

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