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L'e-maiL en pratique
Nous sommes submergés par les e-mails, envoyés à toute heure. Selon
une étude réalisée par Mindjet, 61 % des salariés ayant accès à
leurs mails en dehors de l'entreprise les consultent le soir, ils sont 47 %
à les consulter le week-end et 43 % en vacances. 52 % de ces salariés
considèrent la consultation de ces e-mails comme source de stress.
Alors, il est absolument nécessaire d'organiser la consultation des emails
mais aussi leur délai de réponse afin de ne pas faire de burn-out.
RÉFLÉCHIR AVANT D'ENVOYER UN E-MAIL
Il faut faire particulièrement attention à ne pas s'enflammer dans la
rédaction et l'expédition d'un e-mail.
L'e-mail n'est pas le media idéal pour régler un problème relationnel
car on perçoit difficilement le ton qu'utilise l'émetteur.
Certains e-mails professionnels demandent parfois un temps de réflexion
afin de peaufiner une réponse adéquate.
Le destinataire aura le pouvoir de transférer un message sans que
l'émetteur le sache. Il arrive que certains e-mails « fassent le tour »
d'une entreprise et nuisent de façon irréversible à l'image de l'émetteur.
On voit malheureusement ainsi circuler des e-mails, reflets de
l'émotion et de la colère. Les paroles s'envolent mais les e-mails sont
des écrits qui restent. Soyez prudent !
PRÉCAUTIONS À PRENDRE DANS L'ENVOI D'UN E-MAIL
Éviter les abréviations
Si nous avons l'habitude de les utiliser pour un SMS (ou texto), il faut
les proscrire dans les e-mails :
Rdv, ns, vs, cdt, bjr, qqch, cad... et bien d'autres.
Elles sont le reflet certes d'une vie à cent à l'heure mais elles ne sont
guère respectueuses des destinataires.
Utiliser à bon escient le vocabulaire
Trop d'e-mails de réclamation, entre autres, contiennent des mots qui
expriment la colère, les sentiments qui n'ont pas leur place dans un
contexte professionnel.
Évitez d'écrire pour évoquer un retard de livraison :
Nous sommes victimes...
Nous sommes déçus de votre retard de livraison...
Je prendrai les sanctions qui s'imposent...
Les conséquences néfastes...
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