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L'introduction
Comme pour une lettre traditionnelle, l'introduction se doit d'être courtoise
; elle tient compte de la qualité du destinataire et exprime avec
clarté et sobriété le motif de l'e-mail.
L'introduction peut prendre deux formes selon qu'il s'agit d'un
e-mail de premier contact ou d'un e-mail de réponse :
un e-mail de demande ou de proposition (premier contact)
Dans ce cas, l'émetteur ne peut se référer à aucune
correspondance. Il doit exprimer dans l'introduction le(s)
motif(s), les faits qui permettront au destinataire de comprendre,
dès la première ligne, le but de l'e-mail.
Spécialistes informatiques, nous vous adressons notre
catalogue en pièce jointe.
un e-mail de réponse ou d'accusé réception
Dans ce cas, l'émetteur fait référence dans l'introduction soit
à un document, soit à un entretien téléphonique, soit à une
correspondance antérieure... Il permet au destinataire, par
exemple, de retrouver la chronologie d'un dossier.
Nous vous expédions, dès ce jour, par chronopost n° ... les
articles.
L'APPELLATION
Bonjour,
Bonjour Madame,
Bonjour Messieurs,
Bonjour Madame Nicollet,
Bonjour Monsieur Braun,
Cher Monsieur,
Chère Madame,
Monsieur le directeur,
L'appellation dans l'e-mail rejoint les habitudes des lettres anglosaxonnes.
Cependant, si vous vous adressez à un étranger, il vaut
mieux écrire :
Cher Monsieur Hiroya,
Cher Professeur Hiroya,
Chère Madame Nishimata,
et y adjoindre le titre de votre destinataire, précédé de l'appellation
(Cher, Chère) :
Cher Directeur Payet,
L'appellation dans le cadre d'une entreprise en réseau
De nombreuses entreprises travaillent en réseau. Certaines
personnes s'adressent, au cours d'une journée, de nombreux e-mails.
Le premier e-mail doit comporter une appellation (Bonjour, Bonjour
Jacques...) et les suivants peuvent ne plus en comporter. Toutefois,
par courtoisie, on peut écrire le prénom suivi d'une virgule (Anne,).
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