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Règle 5 : le critère d'importance de diffusion des messages
Vous pouvez définir le critère d'importance de vos e-mails pour indiquer
si vous souhaitez que vos messages soient lus en priorité par
le destinataire. Vous pouvez le signaler à l'aide des formules « très
urgent », « très important », « ultra important » ou des indicateurs
visuels :
Importance haute
Importance faible
Ceux-ci apparaîtront dans la boîte de réception du destinataire.
Si vous les utilisez pour tous vos messages, ils seront banalisés et ne
seront plus le signe d'une priorité. Ils ont pour conséquence d'agacer
le destinataire, souvent submergé par ce genre d'alertes.
Les pièces jointes
Les pièces jointes sont des documents annexés à l'e-mail.
Elles sont indispensables pour joindre, par exemple : un texte, une
documentation, un bon de commande, une facture, un contrat, une
photo...
!
Attention à la taille de vos pièces jointes. Bien que la plupart des
messageries acceptent des tailles de documents importantes
(environ 10 Mo pour la plupart), un trop grand nombre de pièces
jointes peut ralentir considérablement l'émission de vos messages
ou même saturer la messagerie de votre destinataire (la messagerie
peut mettre automatiquement le message dans le courrier
indésirable, voire le refuser). Les images sont plus lourdes que les
fichiers textes. Vous avez la possibilité, avec certains logiciels, de
regrouper et compresser plusieurs images dans un seul dossier.
Des logiciels gratuits comme Adobe Reader1
de convertir des fichiers Word ou Excel au format PDF2
tous (mais non modifiable).
Des services comme WeTransfer ou Dropbox vous permettent
d'envoyer des documents, des photos sans limite de taille et en
toute sécurité.
Répondre ou Répondre à tous
Il est possible de répondre en une seule fois à l'émetteur et à l'ensemble
des destinataires du message. C'est particulièrement utile
quand les destinataires font partie d'un même groupe de travail qui ont
besoin d'être informés en même temps.
Lorsque vous répondez à un e-mail envoyé à plusieurs destinataires,
faites la différence entre Répondre et Répondre à tous.
(1) Format le plus couramment utilisé dans les administrations, les écoles...
(2) Téléchargement gratuit sur le site : www.adobe.com/fr/products/reader.html
8
vous permettront
lisible par
http://www.adobe.com/fr/products/reader.html

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