Chapitre 11 - Les échanges de données La numérisation et l'indexation des documents papiers mettent massivement en œuvre la reconnaissance optique de caractères avec des applications de lecture automatique de documents. Le respect des normes de qualité exigera par ailleurs que soit assurée la traçabilité de tout document en sortie de l'application de GED. Pour cela une gestion par Code QR (tag ou flashcode) est envisagée : le code QR est un code barre à deux dimensions pouvant stocker plus de 4 000 caractères alphanumériques ou numériques et dont le contenu peut être décodé très rapidement. L'application de GED intégrera un module de génération automatique de code QR ; le code est généré à partir de rubriques présélectionnées sur chaque type de document et des métadonnées associées. Étant donné le volume important de données, il faudra envisager une stratégie de stockage de masse permettant de contenir les coûts d'exploitation. En effet, ces coûts sont élevés lorsqu'on emploie des disques durs à haute disponibilité et garantissant une intégrité importante. Les documents qui seront stockés dans le système GED proviennent de diverses applications. Ces documents doivent par ailleurs être exploités par différents utilisateurs qui ne possèdent pas forcément les applicatifs nécessaires, ne serait-ce que pour les visualiser. Plusieurs solutions techniques permettent de résoudre ce problème : - installer les logiciels complets sur les postes ; - installer des visionneuses ; - utiliser des formats pivots (PDF) ; - utiliser des formats images (jpg, tiff, png, etc.) ; - recourir à XML comme langage support pour décrire et stocker les données. Proposer un tableau répertoriant les avantages et les inconvénients de chaque solution, notamment en termes de coût total de possession et de facilité d'usage. Correction Solutions Installer les logiciels complets sur les postes Installer des visionneuses Avantages L'utilisateur peut ajouter et/ou modifier le document. Il est possible de copier des éléments depuis le document primaire sans perte de qualité (image par exemple). Avec un client léger, l'utilisateur peut visualiser le document. L'installation est facile à déployer. Il est possible de copier des éléments depuis le document primaire sans perte de qualité (image par exemple). Les logiciels sont gratuits. Utiliser des formats pivots (PDF) Utiliser les formats images (jpg, tiff...) Recourir à XML L'utilisateur peut visionner tous les documents à ce format. Les lecteurs sont gratuits. Le déploiement est simple. Il suffit d'un applicatif « léger ». Le rendu visuel est de qualité surtout pour les documents comportant des photos. Les lecteurs sont gratuits. Il y a indépendance de la solution. Inconvénients Le coût et la gestion des licences est important. Le nombre de versions peut exploser. L'installation est longue et « lourde ». Il doit y avoir une visionneuse par applicatif. Une mise à jour est nécessaire en fonction du logiciel qui a créé le document primaire. Il est nécessaire de créer « des versions pivots » de tous les documents. La qualité entre le document original et le document PDF peut être « dégradée » surtout pour les images. Il est nécessaire de créer « des versions image » de tous les documents. Le stockage est lourd. Cela entraîne la nécessité d'acquérir une compétence en XML. Il y a obligation de migrer les documents et applicatifs propriétaires. 321