Les Carrés Rouge - Rédiger avec succès lettres, e-mails et documents administratifs - 13e - 16

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2 Les sept principes de l'écriture dans l'administration
et dans l'entreprise
Ces 7 principes que l'on retrouve aussi bien dans l'administration que dans l'entreprise, s'ils sont
identiques, n'ont pas les mêmes conséquences car ils ne relèvent pas des mêmes obligations : certains
principes sont liés aux obligations des agents de la fonction publique qui sont souvent très
stricts, d'autres principes concernent le monde des affaires qui impose son diktat mais qui dépend
aussi des lois en vigueur et se doit de les respecter.
7 principes à utiliser à bon escient :
- l'obligation de réponse ;
- le respect de la hiérarchie ;
- la responsabilité ;
- l'objectivité ;
- la précision ;
- l'obligation de réserve ;
- la politesse et la courtoisie.
■ L'obligation de réponse
a) Dans l'administration
Toute lettre doit obtenir une réponse dans un délai correct. C'est certes une question de politesse,
mais c'est aussi une obligation du service public. Une administration et donc ses représentants
peuvent être sanctionnés pour une absence de réponse ou pour une réponse trop tardive. En
effet, une non- réponse peut apparaître comme une acceptation ou un refus1
. Toutefois, en
principe la non- réponse pendant plus de deux mois par l'administration vaut décision implicite
de rejet. Cependant, la réglementation, dans d'autres circonstances, prévoit au contraire que la
non- réponse par l'administration vaut décision implicite d'acceptation comme pour le permis de
construire. Il est donc nécessaire de connaître les réglementations adaptées à chaque situation au
moment de la demande ou de la réponse (Loi n° 2013-1005 du 12 novembre 2013 habilitant le
Gouvernement à simplifier les relations entre l'administration et les citoyens).
b) Dans l'entreprise
La non-réponse à une lettre ou un e-mail n'entraîne pas de manière systématique une sanction
mais des conséquences juridiques, comme pour le fait de ne pas respecter les délais de paiement
ou les réclamations des clients qui peuvent recourir au tribunal de commerce afin de faire respecter
leurs droits. Cependant, si la non-réponse à certaines lettres ou e-mails n'engage pas de poursuites,
elle donne une mauvaise image de l'entreprise, comme la non-réponse à des demandes d'emploi.
■ Le respect de la hiérarchie
a) Dans l'administration
Le système administratif repose sur le respect de la hiérarchie qui s'exprime dans la déférence avec
laquelle un subordonné s'adresse à un supérieur hiérarchique. « Le fonctionnaire doit se conformer
aux instructions de son supérieur hiérarchique, sauf dans le cas où l'ordre donné est manifestement
illégal et de nature à compromettre gravement un intérêt public. »
Le refus d'obéissance équivaut à une faute professionnelle. La subordination hiérarchique impose
également de se soumettre au contrôle hiérarchique de l'autorité supérieure compétente et de faire
1. Obligations de l'administration dans ses échanges avec les usagers du 24.01.2014. Loi prévoyant qu'un silence de
2 mois de l'administration vaut acceptation. La loi relative à la simplification des relations entre l'administration et
les citoyens prévoit que le silence gardé pendant 2 mois par l'autorité administrative sur une demande vaut décision
d'acceptation et non plus de refus.

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