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Chapitre 9 - Présentation des documents techniques et professionnels
3 Le rapport
Le rapport est un document plus ou moins détaillé, répondant généralement à une demande hiérarchique,
sur un sujet précis. Son rôle est de procurer une aide à la décision, ce qui peut engager la responsabilité,
la compétence, de son auteur. Un rapport est composé d'une introduction (le contexte), d'un développement
(description de la situation, du problème, et des solutions envisageables) et d'une conclusion (l'avis
de l'auteur). Le rapport sera lisible et exploitable par son destinataire, sa mise en forme soignée.
4 Le procès- verbal
Il s'agit d'un compte rendu exhaustif d'une situation précise, qui doit rester fidèle aux faits. Le procès- verbal
(PV) est utilisé dans le cadre de réunions formelles (assemblée générale d'actionnaires, réunion du comité
social et économique, par exemple). Il relate avec exactitude les faits rapportés et consigne les délibérations
ou résolutions adoptées. Une liste signée des personnes présentes à la réunion est généralement annexée
au PV. Il s'agit bien souvent d'une preuve, qui engage tous les acteurs présents.
5 La note de synthèse
La note est un message interne destiné à une personne ou un groupe de personnes de l'entreprise. On
distingue la note de service et la note d'information. La note de service permet de transmettre un message
important à caractère obligatoire, émanant de la hiérarchie et à destination du personnel. Elle est concise
et très précise, datée, objectivée ; les coordonnées de l'émetteur sont précisément indiquées. La note
d'information sert à transmettre une information particulière à un destinataire particulier (les hommes
politiques sont friands de ce type de notes). L'émetteur est le plus souvent un subordonné qui s'adresse à
son supérieur. La note est généralement rédigée en langage courant ; elle peut être très technique si elle
s'adresse à une personne en particulier. La note de synthèse est un compte rendu précis d'un évènement
particulier, qui répond souvent à une structure QQOQCP (qui, quoi, où, quand, comment, pourquoi) et
comporte une conclusion constituée de propositions spécifiques.
6 Le dossier de presse
Le dossier de presse est un document de travail spécifiquement dédié aux journalistes. Il doit permettre
d'intéresser le journaliste (il faut qu'il contacte l'entreprise), d'orienter le contenu de ses interviews (poser
les questions pertinentes qui mettent en valeur l'entreprise) et, surtout, d'orienter le sens de l'article qu'il
va écrire (le journaliste revendique son indépendance, mais force est de constater qu'il reprend souvent
textuellement le contenu des dossiers de presse). Il doit être particulièrement soigné. Il comprend un
communiqué de synthèse, daté, constitué de paragraphes courts (un executive summary), un sommaire
orientant le journaliste vers l'information qu'il cherche ainsi que trois à cinq fiches thématiques donnant des
angles de vision différents aux journalistes. Quelques annexes peuvent compléter le dossier ainsi que des
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