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Partie 2 - Connaissances générales
D Classement et archivage des documents (GED)
L'archivage des documents est encadré par la norme AFNOR 40-350, édictée en 2001 et modifiée en 2009.
De manière synthétique, il s'agit de respecter les éléments suivants (norme AFNOR NF342) : les données
doivent être stockées dans des locaux appropriés, protégés contre le feu, le vol, le dégât des eaux, les
parasites, les rongeurs, la poussière, pouvoir rester confidentielles par un stockage aléatoire des contenants
d'archives, un anonymat des boîtes, caisses conteneurs, un personnel tenu au secret professionnel.
Leur durée de conservation est variable, selon la nature du document et son utilité. Les documents civils
sont à conserver au minimum 5 ans (durée de prescription de droit commun), les documents liés à un
achat (talon de chèque, facture) sont à garder sur la durée de vie du matériel (la période de garantie), les
documents relatifs à la retraite toute la vie, ceux liés à la fiscalité trois ans plus l'année en cours (délai légal
de contrôle fiscal).
Au plan des archivages informatiques, c'est la norme AFNOR NFZ42-013 qui constitue la référence. Les flux
d'impression doivent être archivés généralement en fichiers PDF puisque ce format est issu du langage de
description de pages PostScript utilisé dans le domaine de l'impression. S'ils ne sont pas archivés au format
PDF ou dans un format normalisé, le risque est de ne pas pouvoir exploiter les contenus dans le temps.
L'archivage numérique est devenu un réel problème, en termes de sécurité, de capacité et de pérennité,
alors même que dix milliards de CD, DVD et autres DivX sont produits chaque année.
Pour ce qui relève des questions de sécurité, les possibilités de pillage, hacking et autres attaques terroristes
obligent les États et les grandes institutions mais aussi les entreprises à investir massivement dans la sécurité
informatique, l'EDI (échange de données informatiques) et le stockage des données.
En termes de capacités, les besoins sont de plus en plus élevés : l'UNESCO estime à un milliard de gigabits
(10 puissance dix- huit) la production annuelle mondiale de données. Une solution à cette situation est le
« cloud computing », qui permet de conserver des données sur des disques durs distants (l'offre Deezer
fonctionne ainsi : on écoute sur son PC une musique stockée ailleurs) ; il n'y a plus besoin de disques durs
de stockage (seul un terminal de lecture est nécessaire, par exemple une tablette) et les consommateurs
ne sont plus soumis aux aléas de pénurie de disques durs.
Le risque de hacking est, a priori, plus limité, car il est plus difficile de s'attaquer à un stockage de données
chez Apple que chez un individu lambda. En revanche, la confidentialité des données pourrait être limitée,
ce qui explique les réticences des entreprises : l'opérateur ayant les données sur son propre disque, a accès
aux données de ses clients. La souveraineté de ces données pourrait également être un handicap, comme
le souligne le scandale Snowden en juin 2013.
Les enjeux économiques sont considérables (notamment une éventuelle disparition des PC au profit des
tablettes), ainsi que les impacts écologiques (il est moins polluant de fabriquer, puis de détruire un « centre
de données » qu'une multitude de disques durs). Les enjeux financiers ne sont pas négligeables non plus,
pour un marché déjà évalué à 55 milliards de dollars en 2015 : Apple a investi un milliard de dollars US dans
son centre de Caroline du Nord, abritant sa solution iCloud ; le cloud français a été l'un des investissements
d'avenir impulsés par le Président Sarkozy.
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