Management Immobilier n°22 - Décembre 2013 - (Page 35)

Management Outils et méthodes La dématérialisation des documents Présentation des différents aspects de la dématérialisation des documents dans un organisme immobilier, à partir de l'exposé de la société Azur Technology au sein d'un Mardi d'APOGEE. LES OBJECTIFS - * Conservation et partage des documents dématérialisés, * Stockage structuré, * Consultation depuis les applications de gestion ou de l'ERP (logiciel intégré) ou en mode autonome. Les gains de productivité et de réduction des coûts, L'amélioration du service client, La fluidification et le contrôle des processus de gestion, La sécurisation du patrimoine documentaire. LES PHASES - Circulation, au sein de l'entreprise, des documents liés à un processus de gestion : « workflows » * Proposer des applications web simples et faciles d'accès, * S'adapter aux spécificités des organisations, * Assurer un contrôle et une traçabilité des processus. - Gestion des flux sortants et publication * Envoi, * Data-room, * Extranet client, etc. Les phases sont les suivantes : - Gestion des flux entrants * Numérisation et collecte des flux en masse, * Pour les documents concernés, traitement de lecture automatique de documents (LAD) et de reconnaissance automatique de documents (RAD). - Classement, stockage et partage : gestion électronique de documents (GED) « Entreprise Content Management » (ECM) ou Gestion du Contenu de l'entreprise (GCE), en français Il est noté que les documents dématérialisés sont intégrés aux processus de gestion au même titre que les données structurées. DES EXEMPLES DE PROJETS 1. Projets à « bénéfice court terme » (3 à 6 mois) : retour sur investissement rapide, gain de productivité, réduction des coûts Projet Dématérialisation des factures fournisseurs Contenu Gains Traitement automatique ROI 50 % entre 6 mois et un an. Coût de gestion LAD/RAD. passé de 15 euros à 8 Workflow de visa sur euros par facture. Le gain bon à payer. est maximisé si l'entreprise est décentralisée. Gain Archivage GED « dossier fournisseur ». d'image vis-à-vis des fournisseurs. Traitement LAD Formulaires : Gain de productivité automatisé des demande de logement, (de 30 % à 60 %) selon flux entrants enquêtes, contrats, le document cible. Gain attestations, taxes foncières, de qualité (contrôles de titres de paiement, etc. cohérence automatiques). Dématérialisation Dématérialisation Gain de productivité et du courrier centralisée et diffusion qualité. Baisse de frais automatisée. généraux. Contrôle des délais. Gain d'image vis-àvis des clients et des tiers. (Source : Azur Technology) #22 - Déc 2013 ı 35

Table des matières de la publication Management Immobilier n°22 - Décembre 2013

Couverture
L'édito du Président
SOMMAIRE
Acteurs et Organisations
Relance ! André Yché, Société Nationale Immobilière
Comment les propriétaires et gestionnaires peuvent-ils maîtriser le risque amiante ?
Les travaux de la Fondation Bâtiment-Energie pour la haute performance énergétique des bâtiments tertiaires
Dossier Spécial SIMI
APOGEE vous accompagne dans votre visite des stands du salon SIMI 2013
Les outils juridiques de création de valeur dans l'immobilier
Comment garantir les charges et les dépenses d'énergie dans le tertiaire ?
Quelles évolutions pour le FM et les entreprises du SYPÉMI ?
Dossier Spécial Congrès FNAIM
APOGEE vous accompagne dans votre visite des stands du 67e Congrès de la FNAIM 2013
Entretien exclusif avec Jean-François Buet, Président de la FNAIM
Quels systèmes d'information pour les syndics et la gérance ?
Management
Développement durable
Outils et méthodes
Hygiène Sécurité Sûreté
Activités
Gouvernance d'APOGEE
La vie des groupes d'APOGEE
Liste des adhérents et membres partenaires d'APOGEE
Liste des vidéos disponibles sur le site Internet

Management Immobilier n°22 - Décembre 2013

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