NFPA Chapter Guide - (Page 12)

2.2.4 Secretario La tarea del secretario es probablemente la posición más importante en el Capítulo en lo que a administración se refiere. Bajo la dirección del Presidente del Capítulo, el Secretario informa a todos los miembros de los eventos o reuniones planeados, sobre los candidatos a ocupar puestos, los resultados de las elecciones y mantiene todos los archivos necesarios del Capítulo. Hay archivos que deben ser mantenidos en buenas condiciones, entre ellos, las listas de miembros y archivos, minutas o actas de reuniones de la Junta Directiva, documentos oficiales del Capítulo y archivos históricos Un Secretario eficiente es esencial para el éxito de un Capítulo, es el punto vital de contacto entre la Junta Directiva y los miembros del Capítulo y entre el Capítulo y la NFPA. Como hemos dicho anteriormente, gran parte de la responsabilidad de una conducción exitosa de los asuntos y archivos del Capítulo recae en las espaldas del Secretario. Entre las responsabilidades del Secretario de un Capítulo podemos nombrar: 1. Custodia de los archivos y actas del Capítulo. Éstos deberán mantenerse en orden para que puedan pasarse fácilmente a quien lo suceda en sus funciones. 2. Mantenimiento actualizado de la lista de miembros y listados de los no-socios para anuncio de eventos y actividades del Capítulo. 3. Archivo y seguimiento de las actividades del Capítulo para su inclusión en los informes a la NFPA (Ver 4.5). 4. Distribución, recolección y contabilidad de los votos para miembros de la Junta Directiva y el informe de los resultados a los miembros del Capítulo. 5. Preparación y envío de noticias sobre todas las reuniones del Capítulo a los miembros locales. 6. Preparación, conjuntamente con el Presidente del Capítulo, de la agenda u Orden del Día de reuniones de la Junta Directiva. 7. Preparación de las actas de las reuniones de la Junta Directiva y el envío de copias a cada uno de sus miembros. 8. Preparación de Informes a la NFPA (ver 4.5). 9. Manejo de la correspondencia de rutina y de aquélla que deberá pasarse al Presidente para el tratamiento en la Junta Directiva. Seguimiento de las noticias, pedidos y solicitudes de la NFPA. 10. Mantenimiento de un archivo con toda la información pertinente a actividades previas del Capítulo. Este archivo deberá pasarse de Secretario a Secretario al finalizar el período de funciones. 11. Ejerce las funciones de Secretario Ejecutivo en ausencia de éste. 2.2.5 Secretario Ejecutivo El cargo de Secretario Ejecutivo de la Junta Directiva estará ocupado por el representante regional de la NFPA o por otro miembro del personal de NFPA que se designe por la Dirección de Operaciones Internacionales. El Secretario Ejecutivo no tendrá voto en los asuntos del Capítulo. 2.3 COMITÉS El trabajo de los Comités del Capítulo es de fundamental importancia para el éxito del Capítulo. Si bien no es usual, tanto los presidentes de los Comités como sus miembros, podrán ser también miembros de la Junta Directiva. Uno de los miembros de la Junta Directiva podrá ser designado por el Presidente del Capítulo como miembro de enlace con cada Comité. Es muy posible que el Capítulo vea en la figura de los presidentes de los Comités a los futuros miembros de la Junta Directiva. El Capítulo puede también asignar a Comités de trabajo tareas adicionales según se 12

Tabla de contenidos de la publicati�n de NFPA Chapter Guide

NFPA Chapter Guide
Contenidos
El porque de esta guia
1. Organizando un nuevo capitulo
2. Administracion
3. Relaciones con los miembros y la comunidad
4. Relaciones con la NFPA
5. Disolucion y revocacion del capitulo
6. Codigo de etica

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