Les Carrés DCG 13 - Relations professionnelles - 3e - 96
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L ES C ARRÉS
DU DCG
13 - R ELATIONS
PROFESSIONNELLES
2 QU'EST-CE QU'UNE NOTE DE SERVICE ?
La note de service est un document interne qui circule dans le sens descendant, c'est-à-dire de la hiérarchie vers
des échelons subalternes avec plusieurs destinataires. Elle ne traite que d'un seul objet qui est précisé au début
du document.
L'usage professionnel impose la présence de mentions indispensables :
- elle débute par la mention : « note de service », ou un terme approchant en usage dans l'organisation pour
désigner ce type de document (notes, circulaire...) ;
- elle ne traite que d'un seul objet qui est précisé au début du document ;
- la mention des destinataires (il y en a toujours plusieurs) ;
- elle indique l'émetteur.
3 L'E-MAIL OU COURRIEL
L'e-mail ou courriel est un mode de communication télématique de plus en plus répandu qui suit sensiblement
les mêmes formes que la note de service et qui tend le plus souvent à la remplacer. Cependant, contrairement à
la note de service, le courriel peut être descendant (du supérieur au subordonné), ascendant (du subordonné vers
le supérieur) ou horizontal (entre collègues de même niveau hiérarchique). Le courriel comporte l'avantage de
pouvoir inclure une pièce jointe.
Plusieurs recommandations doivent être faites quand à l'usage des mails :
- il est indispensable de mettre un « objet » significatif pour que le destinataire en identifie facilement l'intérêt ;
- toujours indiquer une formule de civilité au début (« Bonjour, Cher Monsieur, ... ») et une formule de politesse
à la fin : (« Sincèrement, Cordialement ... ») ;
- vérifier l'orthographe et la grammaire ;
- éviter l'excès de « Re : » (Répondre). Un seul est normal, deux acceptable, plus très excessif. C'est à exclure
quand l'objet du message d'origine n'a rien à voir avec le message envoyé ;
- lorsque l'on insère une pièce jointe, il est indispensable de donner un nom de fichier significatif identifiable (par
exemple rapport de stage Pierre Henry v1.doc). Ainsi, si vous envoyez un fichier « rapport. xls » il risque de
n'être jamais lu par le destinataire car il peut ne pas en voir l'intérêt ou le perdre dans la masse des fichiers avec
des noms peu signifiants qu'il a reçus. De même, si plusieurs fichiers ont le même nom, seul le dernier sera
probablement conservé et les précédents seront « écrasés » lors de l'enregistrement. Si le fichier constitue une
nouvelle version d'un fichier déjà envoyé, il est indispensable d'indiquer un numéro de version afin de ne pas
le confondre ;
- lorsqu'un message est considéré comme très important, il est préférable de demander un accusé de réception.
La plupart des utilitaires de messagerie comportent cette option (case à cocher, option à sélectionner...).
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